Gestorías y asesorías
Dónde se va el tiempo en una gestoría, y qué parte se automatiza de verdad
El proceso de un despacho etapa por etapa, las cuatro fugas de horas que más cuestan, la lista honesta de lo que se automatiza y lo que no, y por qué un SaaS generalista se rompe con cartera grande. Datos de terceros comprobados el 22 de septiembre de 2026.
Respuesta rápida
En un despacho el tiempo no se va contabilizando: se va antes y después. Se va persiguiendo documentación que llega sin estructura, tecleando el mismo dato en dos programas que no se hablan, reconstruyendo a mano el estado de la cartera y sin saber qué clientes son rentables.
Esas cuatro fugas sí se atacan con software. El criterio fiscal, la revisión final y la relación con el cliente no. Si lo que buscas son los módulos del programa, están en nuestra página de software para asesorías y gestorías. Esta página responde a otra cosa: dónde se va el tiempo y qué parte se recupera.
El proceso real
Siete etapas, de punta a punta
Esto no es el diagrama del folleto, es lo que pasa entre el día 1 y el día 20, que es donde hay que mirar antes de comparar tarifas.
Captación de la documentación del cliente
El mes no empieza cuando llega la documentación, empieza cuando la pides. Mandas el recordatorio, contestan cuatro de veinte, y alguno te suelta el día 18 la carpeta de fotos del móvil. Y entra por tres canales a la vez: correo, WhatsApp y algún sobre en mano.
Nadie sabe a la vez, y con certeza, qué falta por cada cliente
Clasificación y cotejo
Antes de tocar la contabilidad hay que ordenar lo que ha llegado: separar emitidas de recibidas, ver de qué periodo es cada cosa, detectar la factura repetida. Al cotejar el banco casi siempre falta un justificante. Esta etapa no se ve desde fuera y no se factura.
Trabajo invisible que no aparece en ninguna cuota
Contabilización
Hay dos trabajos mezclados. Uno es mecánico y se repite igual todos los meses: mismo proveedor, misma cuenta, mismo tipo de IVA. El otro es criterio: una intracomunitaria, un leasing, un gasto dudoso. El primero le quita las horas al segundo, que es por el que se cobra.
Lo repetitivo consume las horas que pide lo que tiene criterio
Preparación y presentación de modelos
Se preparan los modelos, se cuadran contra lo contabilizado y se revisan antes de enviar. Y aparece la parte que nadie cuenta: la presentación depende de terceros, porque caduca un certificado o falta una autorización.
La presentación depende de terceros y el estado queda disperso
Comunicación y avisos al cliente
Cada expediente genera conversación, y en el canal que elige el cliente: el correo del técnico, su WhatsApp, alguna llamada. El coste no es escribir el mensaje, es que el expediente vive en tres sitios y ninguno es el sistema.
La información del expediente vive fuera del sistema
Facturación de la cuota recurrente
Las cuotas se emiten con la lista del mes anterior, y arrastran errores silenciosos: el que se dio de baja y sigue en la remesa, el extra que se pidió y nunca se añadió. Cuando las cuotas y los expedientes activos son dos listas, se desincronizan.
La lista de cuotas y la de expedientes activos se desincronizan
Control de vencimientos de toda la cartera
Y por encima de todo, la pregunta que no deja dormir: cuáles de los doscientos expedientes vencen este mes, quién los lleva y cuáles están bloqueados. En muchos despachos la respuesta está en una hoja que mantiene una persona, o en su cabeza. Funciona hasta que se pone enferma en campaña.
El control de la cartera depende de una persona, no de un sistema
Lo que sale de aquí
Cuatro de las siete etapas no son trabajo técnico
Captar, clasificar, comunicar y controlar son logística, no criterio profesional. Y son las que nadie factura por separado.
Las cuatro fugas
Por dónde se escapan las horas que más cuestan
Una fuga no es una tarea lenta: es una que se repite por cada cliente y cada periodo, y que crece sola con la cartera.
Perseguir documentación por correo y WhatsApp
El mecanismo
La fuga está en lo que viene detrás: cada reclamación abre un hilo que hay que leer, y la respuesta llega sin decir a qué periodo pertenece. Como el canal es personal, solo un técnico sabe por dónde va.
Lo que cuesta de verdad
El coste oculto es la estructura, no el tiempo. Lo que llega por WhatsApp entra sin cliente, sin periodo y sin tipo, y hay que clasificarlo a mano. Por la cartera entera es un trabajo que no está en ninguna cuota.
Teclear dos veces lo mismo
El mecanismo
El programa de contabilidad y el de facturación no se hablan, así que el mismo dato se introduce dos veces. Pasa con las cuotas del propio despacho y con los clientes que facturan por su cuenta.
Lo que cuesta de verdad
Lo caro no es teclear dos veces, es que a partir de ahí hay dos verdades: en cuanto una se corrige y la otra no, ya no se sabe cuál es la buena. Se ataca por la integración, no cambiando de programa.
El calendario de vencimientos sin dueño ni estado
El mecanismo
El calendario vive en la cabeza de alguien o en una hoja que esa persona mantiene. Aunque las fechas estén bien, faltan las dos columnas que importan: quién responde de cada vencimiento y en qué estado está.
Lo que cuesta de verdad
Eso convierte la reunión de los lunes en un inventario oral y las vacaciones de una persona en un riesgo operativo. Y con cada alta hay que actualizar la hoja a mano, que es lo que se olvida en temporada alta.
No saber la rentabilidad por cliente
El mecanismo
El despacho cobra cuotas fijas y consume horas variables. Si esas horas no se imputan al expediente, la rentabilidad por cliente no existe como dato: existe como sensación del socio, que sabe que hay clientes pesados pero no cuánto.
Lo que cuesta de verdad
La consecuencia se ve en todos los despachos: la cuota es la de hace cuatro años y el trabajo ha crecido. No se sube porque nadie sabe cuánto se ha desviado ni tiene con qué justificarlo.
Las fugas A y B se atacan con recepción estructurada e integración, explicada en automatización de procesos. Las fugas C y D se arreglan poniendo dueño y estado a cada vencimiento y horas a cada expediente.
La lista honesta
Qué se automatiza de verdad y qué no
Cualquiera puede prometerte que la IA te hace la contabilidad. Lo que casi nadie publica es la segunda columna, y es la que deberías exigir antes de firmar.
Sí se automatiza
Seis cosas que hoy hace la máquina
Recepción por portal con reclamación automática
El cliente sube su documentación a un sitio que ya sabe de qué cliente es, de qué periodo y qué falta. La reclamación se lanza sola y se acaba la clasificación manual.
Lectura de facturas
Sacar emisor, fecha, base, tipo y cuota de un PDF o de una foto es hoy trabajo de máquina. Revisar lo que la máquina no ha entendido sigue siendo de persona.
Reglas de contabilización repetitiva
Cuando un proveedor se ha contabilizado treinta veces igual, la siguiente la propone el sistema. El criterio no lo pone la regla, lo pone quien la acepta.
Avisos de vencimiento con dueño y estado
El vencimiento se genera desde las obligaciones del cliente y nace con responsable y con estado, que es lo que le falta a la hoja de la fuga C.
Emisión de la cuota recurrente
Las cuotas salen de los servicios contratados de cada expediente, así que una baja cambia la remesa sin que nadie se acuerde.
Cuadro de rentabilidad por cliente y por técnico
Con las horas imputadas al expediente y la cuota de cada cliente, el margen sale solo, sin necesidad de un control al minuto.
No se automatiza, y hay que decirlo
Tres cosas que siguen siendo tuyas
El criterio fiscal
Si un gasto es deducible, cómo se trata una operación intracomunitaria o qué régimen conviene no es automatizable. Un sistema puede proponer lo que se hizo con un caso parecido, y eso es memoria, no criterio.
La revisión final antes de presentar
Lo que sale por la puerta lo mira una persona. Siempre. Un sistema bien hecho reduce mucho lo que hay que mirar, porque señala lo anormal, pero no elimina la revisión.
La relación con el cliente
Explicar por qué este trimestre sale más caro, sostener una conversación incómoda sobre una subida de cuota o ver que detrás de un cliente que no manda nada hay un negocio que va mal, eso es el oficio.
Quien te ofrezca automatizar también estas tres, describe un riesgo que firmas tú.
El límite del estándar
Por qué un SaaS generalista se rompe con cartera grande
Con datos comprobados, no con opiniones: hemos mirado la página de precios de Holded el 22 de septiembre de 2026, y explica el problema mejor que cualquier argumento nuestro.
El detalle que lo dice todo
Su página de precios tiene un selector de público con cuatro opciones, y una de ellas es Asesorías. Al elegirla muestra 1 plan para asesorías y deja de publicar precio: dice Consigue tu plan personalizado y ofrece un teléfono.
Dicho de otro modo: el plan pensado para despachos es justo el único sin precio público. No lo interpretamos, solo lo constatamos.
| Plan | Precio recurrente real | Precio que se ve primero (promoción, 3 meses) | Tope de facturas por año natural |
|---|---|---|---|
| Plus | 15,00 € al mes | 7,50 € al mes | 250 al año |
| Básico | 29,00 € al mes | 14,50 € al mes | 1.000 al año |
| Estándar | 59,00 € al mes | 29,50 € al mes | 3.000 al año |
| Avanzado | 99,00 € al mes | 49,50 € al mes | 10.000 al año |
| Premium | 199,00 € al mes | 99,50 € al mes | Ilimitadas |
La trampa de lectura
El precio que se ve primero no es el precio
La página enseña antes las cifras bajas (7,50, 14,50, 29,50, 49,50 y 99,50 euros al mes) y son una promoción del 50 por ciento durante 3 meses. El precio recurrente, el que pagas del cuarto mes en adelante, es el de la columna destacada.
Lo que no está incluido
El IVA, los usuarios y los complementos
Textual de la página: los precios no incluyen IVA. Cada usuario adicional de Plataforma son 10 euros al mes. Y hay complementos aparte: RR. HH. desde 1,5 euros por empleado y mes, Inventario desde 25 euros al mes, TPV desde 25 euros por tienda y mes, y SII desde 30 euros.
La unidad de medida
Se cobra por facturas de una empresa
El tope por plan es de 250, 1.000, 3.000 y 10.000 facturas por año natural, hasta ilimitadas en el más alto. Una escalera razonable para una empresa que factura, y el problema aparece cuando quien contrata no lo es.
El argumento, con eso y solo con eso
Una asesoría no es una empresa: es una cartera de N empresas
Un SaaS generalista mide dos cosas: cuántos usuarios entran y cuántas facturas emite la empresa que lo contrata. Las dos son correctas si el cliente es esa empresa. Cuando el cliente es un despacho, la unidad deja de encajar: no gestiona su facturación, gestiona la de cincuenta o doscientas sociedades, cada una con su periodicidad y su régimen.
Y hay tres cosas que un modelo así no llega a tener: el modelo de datos de cartera, el reparto de carga por técnico y la rentabilidad por expediente. No es un defecto del producto, resuelve otro problema. La pista la da el propio fabricante al dejar de publicar precio cuando el cliente es un despacho.
Datos de Holded comprobados el 22 de septiembre de 2026 en holded.com/es/precios. Las tarifas cambian sin avisar: si vas a decidir con esto, ábrela y confírmalo. De otros productos habituales en despachos, como a3 de Wolters Kluwer o Sage, no publicamos ninguna cifra porque no hemos podido verificarla.
El mismo comprador
Verifactu llega al despacho antes que al cliente
La obligación es del obligado tributario, pero la llamada la recibes tú.
Eso convierte una obligación de tus clientes en carga de trabajo tuya, y en una conversación que puedes ofrecer antes de que te la pidan. Lo hemos publicado aparte para no repetirlo aquí: la comparativa de software de facturación con precios comprobados sirve para decidir qué le recomiendas a cada cliente, a quién obliga Verifactu resuelve caso por caso quién entra y quién queda fuera, y el checklist de cumplimiento es la lista con la que comprobar punto por punto si un programa concreto cumple.
Preguntas frecuentes
Lo que preguntan los titulares de despacho
¿Cuántas horas se recuperan de verdad automatizando un despacho?
No te vamos a dar un número: cualquier cifra dada sin ver tu despacho sería inventada. Dónde están las horas sí se puede decir, y son las cuatro fugas de esta página. Se miden antes de tocar nada, y ese mapa es lo que hacemos gratis.
¿Merece la pena cambiar si ya pagamos un programa de asesorías?
Depende de dónde esté el problema, y casi nunca está en el motor contable. Si tu programa funciona y tu equipo lo domina, sustituirlo suele ser lo más caro y lo más arriesgado: lo habitual es dejarlo y construir alrededor lo que le falta. Integrar sale más barato que cambiar.
¿Sirve un SaaS generalista como Holded para una asesoría?
Para la contabilidad de una empresa sí. Para un despacho que lleva la de otras, el propio fabricante da la pista: al elegir Asesorías en su selector de público, muestra un único plan y deja de publicar precio, con un mensaje de plan personalizado y un teléfono. La escalera con precio público se mide por usuarios y por facturas al año de una sola empresa, y una asesoría es una cartera de muchas. Comprobado el 22 de septiembre de 2026.
¿Qué precio tiene Holded y por qué veo dos cifras distintas?
Porque la primera cifra que se ve es una promoción. Los cinco planes con precio público son Plus 15,00 euros al mes, Básico 29,00, Estándar 59,00, Avanzado 99,00 y Premium 199,00, y los precios no incluyen IVA. Antes aparece una cifra más baja (7,50, 14,50, 29,50, 49,50 y 99,50) que es un 50 por ciento de descuento durante 3 meses: del cuarto mes en adelante pagas la alta. Aparte van 10 euros al mes por usuario adicional de Plataforma, RR. HH. desde 1,5 euros por empleado y mes, Inventario desde 25 euros al mes, TPV desde 25 euros por tienda y mes y SII desde 30 euros. Comprobado el 22 de septiembre de 2026 en holded.com/es/precios.
¿Se puede automatizar la contabilización de las facturas?
La parte repetitiva sí, y es la mayoría del volumen: sacar del documento el emisor, la fecha, la base, el tipo y la cuota, y aplicar las reglas que se repiten. Lo que no se automatiza es el criterio. Un sistema honesto enseña sus dudas.
Si el programa de facturación de mi cliente no cumple Verifactu, ¿quién responde?
La obligación es de tu cliente, pero la llamada la recibes tú: es el despacho quien revisa si el programa que usa cada cliente sirve y quien gestiona el cambio. Conviene tener el mapa de la cartera antes de que llegue la fecha.
¿Cuánto cuesta un software a medida para un despacho?
No publicamos un precio cerrado aquí porque depende de cuántos técnicos sois, de qué áreas cubrís y de cuántas integraciones hacen falta. Sí están publicadas las horquillas por tipo de proyecto. El presupuesto real sale del mapa de flujo, no de una tarifa.
Si lo que buscabas era el detalle de los módulos del programa, está entero en software para asesorías y gestorías. Y si lo que quieres es una horquilla de precio antes de hablar con nadie, la tienes en precios de software a medida.
Mapa de flujo gratis
Ponle números
a las horas que pierde tu despacho
Si tu asesoría ya paga varios programas que no se hablan entre ellos, cuéntanos cómo trabajáis y te hacemos gratis un mapa del flujo con las horas que se van en cada etapa y un presupuesto cerrado.
Podemos hacerlo por menos y con más calidad que una implantación clásica porque usamos IA de vanguardia para agilizar el desarrollo y reducir los errores.
Cuéntanos cuántos expedientes lleváis, cuántos técnicos sois y qué programas usáis hoy. Con esos tres datos ya podemos decirte por dónde se va el tiempo.